Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland gilt schrittweise die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Gemeint ist nicht eine PDF per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Format, das Software automatisch auslesen kann. Viele kleine Betriebe sind sich unsicher, was sie ab wann tun müssen.
Die Fristen im Überblick
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür in der Regel aus.
- 2025 und 2026: Beim Ausstellen sind Papier- und PDF-Rechnungen übergangsweise noch erlaubt.
- 2027: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Betriebe dürfen noch ein Jahr lang andere Formate nutzen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht gilt grundsätzlich für alle Unternehmen bei Rechnungen an andere Unternehmen im Inland.
Welche Formate zählen?
Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF, enthält aber zusätzlich die Rechnungsdaten als XML. Eine einfache PDF, die aus Word erstellt wurde, ist keine E-Rechnung.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Was Sie jetzt tun sollten
- Prüfen, ob Ihre Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und einlesen kann.
- Eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen einrichten.
- Klären, wie eingehende E-Rechnungen geprüft und GoBD-konform archiviert werden.
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Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Klären Sie Ihren Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.